Reuniões “1 on 1”

Há quem as faça semestralmente; há quem as faça mensalmente; há quem as faça quinzenalmente e até semanalmente. Mas também há quem as considere um aborrecimento, obrigação ou desperdício de tempo e preferem não lidar com isso (infelizmente).

(Direitos autorais da imagem de cima para Emmajen5)

Tenho vindo a estudar processos de liderança desde 2016. O meu interesse pelo tema da Liderança nasce mais atrás (2009), mas somente em 2016 “cheguei” à parte dos processos.

A cerimónia do 1on1 é um dos processos de uma boa Liderança. E, para que tenha algum sucesso, é condição obrigatória que se crie um ambiente seguro, onde qualquer um dos intervenientes deverá ter a oportunidade de falar abertamente, sem receio de represálias ou julgamentos.

Como tal, utilizar esta cerimónia para actualização do estado de tarefas é desperdiçar uma valiosíssima oportunidade. Mas que oportunidade é essa? Afinal, para que servem estes 1on1?

É uma óptima oportunidade de aferir possíveis alterações no ambiente da equipa como quebras de confiança, níveis de stress, influência de factores externos (como a vida pessoal), entre outras coisas.

Segundo o podcast Manager Tools:

“é uma oportunidade de irmos falando abertamente e nos conhecermos melhor, a vários níveis”.

Manager Tools

Gosto de utilizar um framework que aprendi com este pessoal do Manager Tools. A sessão 1on1 é dividida em três momentos – “Colaborador, Eu, e o Futuro”. Cada momento consome, preferencialmente, 10 minutos. Uma vez que nem sempre se fala do futuro, pode se modificar para “Colaborador, Eu” e 15 minutos para cada momento.

Momento do Colaborador

Durante o tempo que o colaborador “para si”, pode falar do que quiser. Por vezes é necessário se iniciar com uma questão aberta. Caso queiram aceitar o conselho do “The Coaching Habits“, arranquem com “Em que estás a pensar?”.

Num verdadeiro ambiente seguro, preparem-se para possíveis conversas críticas, francas e verdadeiras. Esperem ouvir o que não esperavam. Atenção, um ambiente seguro não é sinónimo de que se podem insultar mutuamente. Estamos a falar de dois adultos, logo é expectável que se mantenha o decoro e boas maneiras.

Mediante a resposta, deveremos ir direcionando a conversa com questões, pouco ou nada inocentes. Para quem é novo na arte de fazer perguntas, o livro “The Coaching Habits” oferece sete poderosas perguntas (aconselho a lerem o livro para entenderem o porquê dessas perguntas e o que esperar delas):

  • “E que mais?”
  • “Neste caso, qual é o verdadeiro desafio para ti?”
  • “O que queres?
  • “Como te posso ajudar?”
  • “Se dizes sim a isso, ao que é que terás de dizer que não?”
  • “O que foi mais útil para ti?”

Costumo colocar um temporizador e quando o tempo termina, caso não se esteja a partilhar algo de extrema sensibilidade, encerro esse momento do 1on1. Esta cerimónia deverá se repetir passado duas semanas, logo haverá tempo de recomeçar onde se terminou.

“Meu” Momento

No “meu momento”, tento utilizar esse tempo para partilhar algo da minha vida com o colaborador. A intenção é de partilhar as minhas vulnerabilidades, as minhas dúvidas, as minhas preocupações, mas também as minhas vitórias, momentos familiares que me encheram de orgulho.

Sharing is caring (Partilhar é Cuidar)

Vasco Duarte – Scrum Master Toolbox

Como costuma dizer o Vasco Duarte do Scrum Master Toolbox, partilhar é cuidar. Quando partilhamos as nossas vulnerabilidades, demonstramos ao outro, que caso queira, é seguro faze-lo também.

“Porque não utilizas esse momento para dar feedback ao colaborador?

Praise in Public, Criticise in Private (Elogia em Público, Critica em Privado)

Vince Lombardi

De facto, parece ser o momento certo para se poder corrigir o colaborador, estamos em privado. Na RUPEAL defendemos que se deve respeitar a máxima do Vince Lombardi mas, também se defende que o feedback deve ser recorrente e o mais próximo possível do acontecimento. Se queremos elogiar, é logo no momento, em frente a quem esteja. Se necessitamos corrigir, o ideal é que seja o mais próximo possível do acontecimento ou comportamento que se quer corrigir – mas em privado! Não faz qualquer sentido falar com um colaborador, com o intuito de corrigir o quer que seja, que ocorreu dias, ou semanas antes.

OK, e o que tem o Futuro?

As novas gerações já não se contentam em ter um trabalho “para a vida”. Procuram ser desafiados, oportunidades de crescimento, trabalhos com impacto – se possível que o impacto seja em algo muito superior a si e que vá para lá da empresa. Saber as expectativas do colaborador pode nos permitir delinear um plano para os ajudar a alcançar o que procuram.

Por vezes as expectativas não estão alinhadas com os planos da empresa e invariavelmente haverá uma rescisão algures no tempo. Mas quando há alinhamento, cabe às camadas de gestão intermédias tentar leva-los aos objectivos.

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